Seminario de Gestión Documental
Seminario DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Aprende cómo optimizar y proteger la información de tu organización para transformar tus procesos y lograr una gestión más ágil y estratégica.
Formación: Seminario Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos.
Modalidad: Virtual.
Duración: 30 Horas.
Costo: $750.000
DIRIGIDO A
El Seminario Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos está dirigido a empresas públicas y privadas, comerciantes, empresarios, directivos, funcionarios públicos, profesionales de la información y estudiantes, interesados en fortalecer sus conocimientos y prácticas en organización, conservación y administración de archivos, garantizando eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo.
PERFIL DE INGRESO
El seminario está dirigido a profesionales, directivos, funcionarios públicos, empresarios, comerciantes y estudiantes que tengan interés en:
- Comprender la importancia de la gestión documental y la administración de archivos en las organizaciones.
- Desarrollar o fortalecer competencias en organización, conservación y manejo de documentos.
- Aplicar la normatividad vigente relacionada con la gestión documental.
- Mejorar los procesos de administración de la información en entornos públicos y privados.
PRESENTACIÓN
La adecuada gestión documental y la administración de archivos son pilares fundamentales para garantizar la eficiencia, la transparencia y la continuidad de los procesos en cualquier organización, ya sea pública o privada. En la actualidad, las entidades enfrentan el reto de responder a la normatividad vigente, optimizar recursos y asegurar el acceso a la información de manera ágil y segura.
El Seminario Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos surge como un espacio académico y práctico que busca fortalecer las competencias de empresarios, comerciantes, directivos, funcionarios y profesionales de diferentes áreas, en torno a la organización, conservación y administración eficiente de sus documentos y archivos.
A través de este seminario, los participantes podrán identificar fortalezas y oportunidades de mejora en sus procesos documentales, aplicar herramientas y metodologías actualizadas, y adoptar buenas prácticas que contribuyan al cumplimiento legal y al desarrollo estratégico de sus organizaciones.
JUSTIFICACIÓN
La gestión documental y la administración de archivos constituyen procesos estratégicos y obligatorios para garantizar la transparencia, la eficiencia administrativa y la conservación de la memoria institucional en Colombia. De acuerdo con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas deben implementar los procesos de la gestión documental, asegurando la organización, conservación y acceso a la información.
El Decreto 2609 de 2012 reglamenta esta obligación al establecer etapas fundamentales como planeación, producción, organización, transferencia, valoración y preservación documental, mientras que el Decreto 1080 de 2015 decreto único reglamentario del sector cultural que rige la elaboración de los instrumentos archivísticos.
La implementación de estas disposiciones no solo responde a una exigencia legal, sino que aporta beneficios estratégicos a las organizaciones, entre ellos:
- Transparencia y rendición de cuentas, garantizando el acceso oportuno y confiable a la información.
- Facilita los procesos de la gestión documental que debe formular los archivos, atendiendo a los principios de procedencia y orden natural al ciclo vital de los documentos.
- Modernización institucional, al promover el uso de tecnologías, la interoperabilidad y la eficiencia administrativa.
- Permite evaluar las variaciones involucradas en la preservación, mantenimiento y control documental.
En este sentido, el Seminario Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos busca responder a la necesidad de capacitar y sensibilizar a funcionarios públicos y privados, empresarios, comerciantes, directivos y profesionales sobre la importancia de una adecuada gestión documental. El espacio permitirá identificar fortalezas y oportunidades de mejora, aplicar metodologías actualizadas y adoptar buenas prácticas que aseguren el cumplimiento normativo y fortalezcan la competitividad organizacional.
OBJETIVO
Brindar a los participantes las herramientas conceptuales, normativas y prácticas necesarias para diagnosticar, organizar y fortalecer los procesos de gestión documental y administración de archivos en entidades públicas y privadas, de acuerdo con la legislación vigente en Colombia, contribuyendo a la eficiencia administrativa, la transparencia, la preservación de la memoria institucional y la modernización organizacional.
METODOLOGÍA
El seminario se desarrollará con el enfoque praxeológico de UNIMINUTO, privilegiando el aprendizaje experiencial y la transferencia inmediata a la realidad organizacional. La metodología se centra en el análisis y la práctica de casos reales, permitiendo que los participantes reconozcan su propia situación institucional y propongan soluciones viables.
Los momentos praxeológicos se aplicarán de la siguiente manera:
- Ver (Diagnóstico inicial): Identificación de la situación documental de cada organización participante, mediante ejercicios de diagnóstico y análisis de la normatividad vigente.
- Juzgar (Análisis de casos): Estudio de experiencias exitosas y problemáticas de gestión documental en entidades públicas y privadas, que permitan reflexionar sobre aciertos, errores y aprendizajes.
- Actuar (Práctica aplicada): Desarrollo de talleres prácticos donde cada participante diseñará propuestas de mejora para su contexto laboral, aplicando herramientas como Tablas de Retención Documental (TRD).
- Devolución creativa (Proyección): Presentación y socialización de los planes de acción generados, con el fin de retroalimentar, ajustar y dejar insumos aplicables directamente en las organizaciones.
De esta manera, la metodología no se limita a la transmisión de conocimientos, sino que promueve la aplicación práctica en los ámbitos reales de desempeño de los participantes, asegurando impacto organizacional y sostenibilidad en la gestión documental.
PERFIL EXPERTO
- Profesional en Administración de Empresas, con experiencia en las áreas Administrativas y Gestión Documental, desarrollando las funciones de analizar, controlar y socializar los resultados de las mediciones de los indicadores del sistema de Gestión Documental.
- Redacción de Documentos Comerciales
- Registrar Información de Acuerdo con Normativa y Procedimiento Técnico
- Curso Online Metodología para la Elaboración y Actualización de la Tabla de Retención Documental
- Tecnólogo en Gestión Documental
- Administrador de Empresas
- Diplomado en Gestión Empresarial
- Diplomado en Mirada Gerencial de la Gestión Documental
Estructura Curricular
| Módulo | Temáticas | Intensidad Horaria |
|---|---|---|
| Módulo 1. Fundamentos de la gestión documental y marco normativo |
Importancia de la gestión documental en las organizaciones. Principios de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). Decreto 2609 de 2012: procesos de la gestión documental. Decreto 1080 de 2015 y normatividad archivística reciente (Acuerdo 042 de 2022 del AGN). Acuerdo 01 de 2024, Artículo 1.2.3 Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos. Responsabilidades legales de los funcionarios y directivos. |
6 horas |
| Módulo 2. Identificación integral de la gestión documental |
Conformación y contexto de la entidad: Fecha de constitución de la empresa o entidad. Ubicación geográfica y dirección como referencia administrativa y legal. Importancia de estos datos en el marco de la normatividad archivística. Identificación física del Archivo Central: Ubicación, condiciones ambientales y de infraestructura. Normas técnicas para la conservación (ventilación, temperatura, iluminación, seguridad). Riesgos comunes en la preservación física. Presupuesto asignado a la gestión documental: Identificación de recursos económicos y financieros. Costos asociados a la organización, digitalización y conservación. Relación del presupuesto con el cumplimiento de la normatividad. Estructura organizacional y recurso humano: Identificación del área o dependencia responsable de archivos. Perfiles y funciones del personal encargado. Roles de los funcionarios en la gestión documental (directivos, jefes de archivo, auxiliares). Competencias requeridas según normatividad del Archivo General de la Nación. |
8 horas |
| Módulo 3. Diagnóstico de la implementación de Instrumentos Archivísticos |
Instrumentos de planeación archivística: Programa de Gestión Documental (PGD). Políticas institucionales de archivo. Instrumentos de control archivístico: Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Tablas de Retención Documental (TRD). Tablas de Valoración Documental (TVD). Instrumentos de descripción y acceso: Instrumentos tecnológicos de acceso y consulta (sistemas de gestión electrónica documental – SGDEA). Instrumentos de preservación y conservación: Plan Institucional de Archivos (PINAR). Estrategias de preservación digital a largo plazo. Condiciones técnicas de conservación preventiva. |
9 horas |
| Módulo 4. Relación entre Seguridad y Salud en el Trabajo y la Gestión Documental |
Riesgos laborales en archivos y centros de documentación: Riesgos físicos: iluminación, ventilación, humedad, ergonomía. Riesgos biológicos: hongos, polvo, plagas. Riesgos ergonómicos: manipulación de cajas y estanterías. Riesgos locativos: almacenamiento inadecuado, instalaciones eléctricas. Seguridad de la información y protección de datos: Manejo seguro de documentos físicos y electrónicos. Protocolos de confidencialidad y acceso restringido. Plan de emergencias en archivos: Identificación de amenazas y vulnerabilidades. Protocolos para incendios, inundaciones o sismos. Estrategias de evacuación y salvamento documental. |
7 horas |
| Trabajo Autónomo del participante |
Desarrollo de consultas, talleres y actividades extracurriculares enfocadas a la acción. |
4 horas |